Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Warkah Berbasis Web di Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta
DOI:
https://doi.org/10.31292/kadaster.v3i2.86Keywords:
Manajemen Warkah, sistem informasi, arsip digital, prototyping, ISO/IEC 25010Abstract
Warkah management at the Yogyakarta City Land Office faces several operational constraints, including increasing physical document volume, limited storage space, and slow document retrieval. This study aims to design and develop a web-based warkah management information system to support digital document management, physical archive location tracking, and more structured archival governance. The research uses a Research and Development (R&D) approach with the Prototyping model, beginning with requirement analysis through observation and interviews, followed by rapid design, prototype construction, user feedback, and system refinement. The system is designed using Unified Modeling Language (UML) and implemented with PHP, Bootstrap, and MySQL in a Windows 11 environment. Functional validation is conducted through Black Box Testing, while system evaluation is measured using a questionnaire based on ISO/IEC 25010. The questionnaire is completed by five archival staff respondents. The results show that all functional test scenarios run as expected, and the overall evaluation score reaches 88.16%, which is categorized as very feasible. The developed system supports digital warkah storage, indexed physical archive location tracking, audit trail recording, and automatic due-date reminders. This study concludes that the developed system is feasible as an initial digital solution for supporting archival governance at the Yogyakarta City Land Office.
Keywords: information system; warkah management; digital archive; prototyping; ISO/IEC 25010
INTISARI
Pengelolaan warkah di Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta menghadapi kendala berupa meningkatnya volume dokumen fisik, keterbatasan ruang penyimpanan, dan lambatnya proses pencarian berkas. Penelitian ini bertujuan merancang dan membangun sistem informasi manajemen warkah berbasis web untuk mendukung pengelolaan dokumen digital, pelacakan lokasi arsip fisik, serta tata kelola warkah yang lebih terstruktur. Penelitian ini menggunakan pendekatan Research and Development (R&D) dengan model Prototyping, dimulai dari analisis kebutuhan melalui observasi dan wawancara, perancangan cepat, pembangunan prototipe, umpan balik pengguna, hingga penyempurnaan sistem. Perancangan sistem dimodelkan menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan diimplementasikan dengan PHP, Bootstrap, dan MySQL pada lingkungan Windows 11. Pengujian fungsional dilakukan menggunakan Black Box Testing, sedangkan evaluasi sistem diukur melalui kuesioner berbasis ISO/IEC 25010. Kuesioner diisi oleh lima orang petugas arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa seluruh skenario pengujian fungsional berjalan sesuai harapan, dan nilai evaluasi sistem secara keseluruhan mencapai 88,16% yang termasuk kategori sangat layak. Sistem yang dikembangkan mendukung penyimpanan warkah digital, penelusuran lokasi arsip fisik, pencatatan audit trail, dan pengingat otomatis batas waktu pengembalian berkas.
Kata Kunci: sistem informasi; manajemen warkah; arsip digital; prototyping; ISO/IEC 25010
References
Al-Fraihat, D., Joy, M., & Sinclair, J. (2021). Evaluating E-learning Systems Success: An Empirical Study. Journal of Digital Government, 2(1), 1-25. https://doi.org/10.1145/3437175
Arikunto, S. (2019). Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.
Darman, R. (2025). Rancang bangun aplikasi monitoring peminjaman alat ukur berbasis web untuk mendukung pengelolaan aset di kantor pertanahan. Kadaster: Journal of Land Information Technology, 3(1), 71–91. https://doi.org/10.31292/kadaster.v3i1.57
Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly, 13(3), 319-340. https://doi.org/10.2307/249008
Ghozali, I. (2021). Aplikasi Analisis Multivariate dengan Program IBM SPSS 26 (10th ed.). Semarang: Badan Penerbit Universitas Diponegoro.
Handayani, T., Sudrajat, A., & Pratama, R. (2024). Analisis Penerimaan Sistem Informasi Instansi Pemerintah Menggunakan Model Kesuksesan Delone & Mclean. Jurnal Manajemen Pelayanan Publik, 8(1), 44–58.
International Organization for Standardization. (2011). Systems and software engineering — Systems and software Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) — System and software quality models (ISO/IEC Standard No. 25010:2011). https://www.iso.org/standard/35733.html
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. (2024). Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 7 Tahun 2024 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 16 Tahun 2021 tentang Pedoman Penatausahaan Warkah. Jakarta: Kementerian ATR/BPN.
Nugraha, J. P., Wahyuni, W., & Kusmiarto, K. (2024). Prospek pemanfaatan teknologi blockchain untuk mengoptimalkan keamanan dokumen pertanahan elektronik: Sebuah tinjauan literatur secara sistematik. Kadaster: Journal of Land Information Technology, 2(1), 50–65. https://jurnalkadaster.stpn.ac.id/index.php/kadaster/article/view/37
Nugroho, A., & Raharjo, S. (2023). Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja. Jurnal Teknologi Informasi, 15(2), 112–125.
Putra, B. T. A., Wahyono, E. B., Kusmiarto, K., & Wibowo, H. Y. (2025). Problematika penerbitan sertipikat elektronik di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman. Kadaster: Journal of Land Information Technology, 3(2), 1–18. https://doi.org/10.31292/kadaster.v3i2.67
Presiden Republik Indonesia. (1997). Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Jakarta: Sekretariat Negara.
Presiden Republik Indonesia. (2018). Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Jakarta: Sekretariat Negara.
Pressman, R. S. (2015). Software Engineering: A Practitioner's Approach (8th ed.). McGraw-Hill Education.
Rahmawati, D., & Pradana, A. (2022). Efektivitas Manajemen Dokumen Digital dalam Mitigasi Risiko Kehilangan Berkas Fisik. Jurnal Administrasi Perkantoran, 10(1), 45–58.
Safaat, N. (2023). Pemrograman Aplikasi Berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Bandung: Informatika.
Setiawan, B., & Kurniawan, H. (2021). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pertanahan Berbasis Digital. Jurnal Manajemen Informatika, 12(3), 201–215.
Sommerville, I. (2016). Software Engineering (10th ed.). Pearson Education.
Widarbo, K., & Kusmiarto, K. (2023). Transformasi kadaster di Indonesia: Kepastian hukum dalam sejarah dan tantangan pendaftaran tanah. Kadaster: Journal of Land Information Technology, 1(1), 49–62. https://doi.org/10.31292/kadaster.v1i1.8
Wirakusuma dkk. (2021). Model Sistem Informasi Monitoring Berkas Kepemilikan Tanah Berbasis Web Pada Badan Pertanahan Nasional. Jutisi: Jurnal Ilmiah Teknik Informatika Dan Sistem Informasi, 10(3), 567. https://doi.org/10.35889/jutisi.v10i3.726
Wulansari dkk. (2023). Tantangan Transformasi Digital dalam Manajemen Arsip Pertanahan Nasional. Jurnal Pertanahan, 13(1), 22–35.
Yousaf, R., dkk. (2022). The Impact of Digital Transformation on Organizational Performance. International Journal of Management Science, 9(4), 301–315.
Zahra, F., & Alamsyah, R. (2023). Analisis Keamanan Sistem Informasi Manajemen Dokumen di Instansi Pemerintah. Jurnal Keamanan Siber, 5(2), 89–102.
Zulkhairi, A. (2024). Strategi Percepatan Layanan Pertanahan Melalui Digitalisasi Warkah. Prosiding Seminar Nasional Pertanahan, 6(1), 45–52.
Downloads
Published
How to Cite
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Azriel Nauvalsyach Pinem, Harvini Wulansari
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
